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ビジネスメールで件名に【重要】を入れるのは…NG!

ジェーン・スー 生活は踊る

普段SNSでのコミュニケーションになれていると、ビジネスでメールを送る際、つい失礼な文章になっていたり、何が正解なのかわからなくなったりしませんか。今回は困ったときに役に立つ「失礼のないメールの書き方」についてビジネスコミュニケーションのプロ・中川路亜紀さんに教えていただきました。

【件名の書き方】

気のきいた件名の条件は3つあります。
1 相手の受信箱の中で他のメールと区別がつくこと。
2 長すぎないこと。重要な部分が隠れてしまわない長さがベターです。
3 具体的で、わかりやすいこと。

また、【訂正】【要返信】【お詫び】などのヘッドを入れることで用件が伝わりやすくなります。【至急】や【緊急】は、本当に緊急事態の時だけにします。【重要】というヘッドはPRメールのように見えるので、あまりオススメはできません。

【宛名の書き方】

敬称のつけかたは漢字で「様」が良いか、ひらがなで「さま」が良いか?また、肩書きはつけるべきか?悩みますよね。まず敬称について、本文中に宛名を書くようになった経緯を考えると、必要性よりも儀礼的な意味が大きいことがわかります。とすれば、宛名を「さん」付けにするのは、ビジネスメールとしては奇妙ですね。漢字の「様」は、最も一般的な書き方です。ひらがなで「さま」は親しみを込めた呼びかけとして使われ、失礼ではありません。ただし初めての相手やフォーマルな通知には使わないようにしましょう。「先生」という敬称は、教員、弁護士、議員、文筆家、講師などへの敬称です。「各位」という敬称もよく使いますね。「の皆さま」の意味ですが、「各位様」と書くと、敬称の重複になり間違いになります。肩書については、「課長」というような肩書きは名前の後ろに付けると敬称になります。最も丁寧な宛名の書き方が、宛名をフルセットにした形です。

「株式会社 〇〇商事 開発課 課長 鈴木太郎 様」

この際、株式会社を(株)と略さないように注意しましょう。

【返信用を残すかどうか】

返信引用とは、返信するときに相手の元メールの文章を引用として表示することを言いますが、これを残すかどうかではっきり意見が分かれます。パソコンのスペックが低かった時代には、長文メールは容量が大きいため、避けるのが一般的でした。しかし、メールの長さがそれほど問題にならない現在、返信引用を残すことは、メリットの方が多いように思われますよね。メールの内容や状況によって、こんなことに注意してみましょう!

・返信引用がたまって、何スクロールも連なってしまった時には、いったん削除して軽くした方が良い場合もあります。
・新しい要件でメールを書く時は、返信ボタンではなく、新規メールボタンでメールを立ち上げましょう。
・機密事項が含まれる連絡はメールそのものの取り扱いにも十分注意し、返信引用も残さないようにします。
・相手がスマホで読む可能性がある場合は、返信引用は削って短くしたほうが良い場合もあります。

さらに具体的なメール術を知りたい方は、ダイヤモンド社より販売中の中川路さんの著書「気のきいた短いメールが書ける本 そのまま使える! 短くても失礼のないメール術」をお手に取ってみてください。