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金曜日恒例サラリーマンの声 自分が作成した文書をどのくらいの期間、保管していますか?

森本毅郎 スタンバイ!

財務省が森友学園とのやりとりを含む交渉記録を国会に提出しました。職員が個人的な”手控え”として手元に残していたものだったようです。提出されたのは2013年6月から2016年6月にかけて作成された文書。5年も前のモノがよくとっておいてありました。ナイスプレーと言えるのではないでしょうか!そこで・・・。

「森本毅郎・スタンバイ!」(TBSラジオ、月~金、6:30-8:30)7時35分からは素朴な疑問、気になる現場にせまるコーナー「現場にアタック」、金曜日は毎週恒例のサラリーマンの声。5月25日(金)は、レポーターの近堂かおりが、『あなたは自分が作成した文書をどのくらいの期間、保管していますか?』をテーマに街でお話を聞きました。

金曜日恒例サラリーマンの声! 『あなたは自分が作成した文書をどのくらいの期間、保管していますか?』

★割と小まめに整理して溜めません!

●「3年、5年とか。異動とかがあるので、そうすると3年5年が異動のタイミングなので、そこで一回整理するという感じです。」
●「個人情報が入ってるやつは半年。今うるさいんでね、個人情報ね。保存期間も会社でルールが決まってて、例えばパソコンのチェックが入って古いモノが残ってるとダメ。いつまでにしておきなさいというのがあるんでそれに準じています。でも、溜まらなくていいですよ。」
●「紙は1か月。ただデータとしては残ってる。2・3年くらい持ってても。会社の規定みたいな感じ。だから大体3年で整理しないと溜まっていく一方ですから。」
●「作ったモノにもよるけど、大体3か月から半年くらいで、開いてないなと思ったものは削除しますね。定期的にします。半月から一か月に一度は。デスクトップにいっぱいフォルダーとがあるのがあまり好きではないのでゴミ箱に頻繁には捨てるようにしてます。」

皆さん、割と小まめに整理していました。異動のタイミング、会社の規定、会社から支給されているリースパソコンの交換時期などなど、様々なきっかけで整理をして、溜め込まないようにしていました。要らないものは整理していかないと溜まる一方になりますものね。

★いつか必要になるかも!と思うと捨てられない!!

一方、こんな声もありました。

●「基本的には全部とってあります。PCに入れてあるものは容量が足りなくなればバックアップをとって。結局後で見返さないモノがほとんどだとは思うんですけど、次の仕事の参考になるものがあったりするので、とれるだけとっておくようにしてる、念のため。」
●「意外と長いこと何だかんだで置いてありますよね。また後で見直して必要になる時があるんじゃないかってついつい思っちゃうんですよね。うーん、とってるんですけど、実際使っているかというと使われてないというのが多かったりする。」
●「ずっととってありますね。あんまり捨てないです。10年位は残ってると思う。捨てる理由もないんで。何かで使うかなって思って捨てられないですね。」
●「結構、捨てられないかな。ハードディスクに溜め込んでいると思う。10年くらい溜めてますかね。いつか使うだろうなって思って置いてたりとかね、でも全然使わないです。」

ほとんど見返さないなら、捨てても良さそうな気もしますが・・・。でもいつか必要になるかも!念のために置いておきたい!その気持ちも分かりますよね。

★パソコンは巨大ゴミ箱!?

また、こんな声もありました。

●「紙は割とすぐ捨てちゃいます。電子文書は割と持っておきますね。データですからね、別に。イマドキどんどんいくらでも入るし全然問題ないです。取っておかない理由のほうがよく分からない。」
●「全部とってある、結局古いフォルダーを作ってあって部署部署の。ま、捨てればいいんでしょうけどめんどくさいから。というか置いちゃえてるから、置けちゃうからなのかもしれない。自分のデスクトップとかに置けてしまうからなのかもしれない。(パソコンの)容量があるからなのかもしれない。紙だと置けない、机に入らないし。」
●「紙はすぐ捨てますけど、パソコンだったら保管してますね。5・6年は。捨てなくても捨てても一緒だから。だから捨てなきゃなっていう感覚はない。定期的に整理はパソコンですからね、机の上だったら紙が溜まるから捨てますよ。(パソコンは)捨てなくてもいい箱じゃないですか。巨大ゴミ箱ですよ。」

紙と違ってデータは場所とらないですし、加えて、膨大な容量を保存できるから、整理するもしないもない。だから、捨てなきゃいけないっていう感覚もないんだそうです。まさにイマドキの感覚ですね。

★苦い思い出があるから余計に苦手!!

最後に、こんなお父さんがいました。

●「基本的には全部ずっと残ってると思いますね。パソコンのフォルダー内に大体残っている、ユーザー別とかそういうのに分けて。あと、文書じゃない、まあ、文書の一種かもしれないですけどメールとかもやっぱり保存しておいてますね。了解しましたとか、受け取りましたとか、ありがとうございますとかそれだけの返信メールは捨てちゃいますけど、添付文書があったりとかっていうのは基本的には大体残してます。一日100通くらいメールは来ますけど大体残ってます。どうですかね、分らないけど数万件はあるんじゃないですかね、たぶん。(受信ボックス)に入りきらないんで、別でパソコンの中に保存してるって感じですかね。活きますね、頻度は少ないですけど、活きることがありますし、それでトラブルにならなくてすんだことあるので。」

メールも保存!と聞いてびっくりしましたが、過去の経緯などを知りたい時に検索をかけ、参考にするそうです。

たしかに、いまは、膨大な量でも検索すればすぐに当該文書を見つけられるわけですから、世の中便利になりました。

そして、実際にトラブル回避に活かせた経験もお持ち、ということでした。とっておいて良かった!ということです。

今回の財務省の職員も、何かのために、と、とっておいたのかもしれませんが、まさに、とっておいて良かった!!ですね!

「現場にアタック」近堂かおり

近堂かおりが「現場にアタック」で取材リポートしました。